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政策法规

企业境外经营合规管理指引

来源: 作者: 更新于:2019-1-7 阅读:

第一章 总则

第一条 目的及依据

为更好服务企业开展境外经营业务,推动企业?#20013;?#21152;强合规管理,根据国家有关法律法规和政策规定,参考 GB/T 35770-2017《合 规管理体系指南》及有关国际合规规则,制定本指引。

第二条 适用范围

本指引适用于开展对外贸易、境外投资、对外承包工程等"走出 去"相关业务的中国境内企业及其境外子公司、分公司、代表机构等 境外分支机构(以下简称"企业")。

法律法规对企业合规管理另有专门规定的,从其规定。行业监 管部门对企业境外经营合规管理另有专门规定的,有关行业企业应 当遵守其规定。

第三条 基本概念

本指引所称合规,是指企业及其员工的经营管理行为符合有关 法律法规、国际条约、监管规定、行业准则、商业惯例、道德规范 和企业依法制定的章程及规章制度等要求。

第四条 合规管理框架

企业应以倡导合规经营价值观为导向,明确合规管理工作内容, 健全合规管理架构,制定合规管理制度,完善合规运行机制,加强合规风险识别、评估与处置,开展合规评审与改进,培育合规文化,形成重视合规经营的企业氛围。

第五条 合规管理原则

(一)独立性原则。企业合规管理应从制度设计、机构设置、 岗位安排以及汇报路径等方面保证独立性。合规管理机构及人员承 担的其他职责不应与合规职责产生利益冲突。

(二)适用性原则。企业合规管理应从经营范围、组织结构和 业务规模等实际出发,兼顾成本与效率,强化合规管理制度的可操 作性,提高合规管理的有效性。同?#20445;?#20225;业应随着内外部环境的变 化?#20013;?#35843;整和改进合规管理体系。

(三)全面性原则。企业合规管理应覆盖所有境外业务领域、 部门和员工,贯穿决策、执行、监?#20581;?#21453;馈等各个?#26041;冢?#20307;现于决 策机制、内部控制、业务流程等各个方面。

第二章 合规管理要求

第六条 对外贸易中的合规要求

企业开展对外货物和服务贸易,应确保经营活动全流程、全方 位合规,全面掌?#23637;?#20110;贸易管制、质量安全与?#38469;?#26631;准、知识产权 保护等方面的具体要求,关注业务所涉国家(地区)开展的贸易救 济调查,包括反倾销、反补贴、保障措施调查等。

第七条 境外投资中的合规要求

企业开展境外投资,应确保经营活动全流程、全方位合规,全 面掌?#23637;?#20110;市场准入、贸易管制、国家安全审查、行业监管、外汇管理、反垄断、反洗钱、反恐怖融资等方面的具体要求。

第八条 对外承包工程中的合规要求

企业开展对外承包工程,应确保经营活动全流程、全方位合规, 全面掌?#23637;?#20110;投标管理、合同管理、项目履约、劳工权利保护、环 境保护、连带风?#23637;?#29702;、债务管理、捐赠与赞助、反腐败、反贿赂 等方面的具体要求。

第九条 境外日常经营中的合规要求

企业开展境外日常经营,应确保经营活动全流程、全方位合规, 全面掌?#23637;?#20110;劳工权利保护、环境保护、数据和隐私保护、知识产 权保护、反腐败、反贿赂、反垄断、反洗钱、反恐怖融资、贸易管 制、财务税收等方面的具体要求。

第三章 合规管理架构

第十条 合规治理结构

企业可结合发展需要建立权责清晰的合规治理结构,在决策、 管理、执行三个层级上划分相应的合规管理责任。

(一)企业的决策层应以保证企业合规经营为目的,通过原则 性顶层设计,解决合规管理工作中的权力配置问题。

(二)企业的高级管理层应分配充足的资源建立、制定、实施、 评价、维护和改进合规管理体系。

(三)企业的各执行部门及境外分支机构应及时识别归口管理 领域的合规要求,改进合规管理措施,执行合规管理制度和程序, 收集合规风险信息,落实相关工作要求。

第十一条 合规管理机构

企业可根据业务性质、地域范围、监管要求等设置相应的合规 管理机构。合规管理机构一般由合规委员会、合规负责人和合规管 理部门组成。尚不具备条件设立专门合规管理机构的企业,可由相 关部门(如法律事务部门、风险防控部门等)履行合规管理职责, 同时明确合规负责人。

(一)合规委员会 企业可结合实际设立合规委员会,作为企业合规管理体系的最高负责机构。合规委员会一般应履行以下合规职责:

1.确认合规管理战略,明确合规管理目标。

2.建立和完善企业合规管理体系,审批合规管理制度、程序和 重大合规风?#23637;?#29702;方案。

3.听取合规管理工作汇报,指导、监?#20581;?#35780;价合规管理工作。

(二)合规负责人 企业可结合实际任命专职的首席合规官,?#37096;?#30001;法律事务负责人或风险防控负责人等担任合规负责人。首席合规官或合规负责人 是企业合规管理工作具体实施的负责人和日常监督者,不应分管与 合规管理相冲突的部门。首席合规官或合规负责人一般应履行以下 合规职责:

1.贯彻执行企业决策层对合规管理工作的各项要求,全面负责 企业的合规管理工作。

2.协调合规管理与企业各项业务之间的关系,监督合规管理执 行情况,及时解决合规管理中出现的重大问题。

3.领导合规管理部门,加强合规管理队伍建设,做好人员选?#27010;?#20859;,监督合规管理部门?#38505;?#26377;效地开展工作。

(三)合规管理部门 企业可结合实际设置专职的合规管理部门,或者由具有合规管

理职能?#21335;?#20851;部门承担合规管理职责。合规管理部门一般应履行以 下合规职责:

1.?#20013;?#20851;注我国及业务所涉国家(地区)法律法规、监管要求 和国际规则的最新发展,及时提供合规建议。

2.制定企业的合规管理制度和年度合规管理计划,并推动其贯 彻落实。

3.审查评价企业规章制度和业务流程的合规性,组织、协调和 监督各业务部门对规章制度和业务流程进行梳理和修订。

4.组织或协助业务部门、人事部门开展合规培?#25285;?#24182;向员工提 供合规咨询。

5.积极主动识别?#25512;?#20272;与企业境外经营相关的合规风险,并监 管与供应商、代理商、分销商、咨询顾问和承包商等第三方(以下 简称"第三方")相关的合规风险。为新产品和新业务的开发提供必 要的合规性审查和测试,识别?#25512;?#20272;新业务的拓展、新?#31361;?#20851;系的 建立以及?#31361;?#20851;系发生重大变化?#20154;?#20135;生的合规风险,并制定应对 措施。

6.实施充分且具有代表性的合规风险评估和测试,查找规章制 度和业务流程存在的缺陷,并进行相应的调查。对已发生的合规风 险或合规测试发现的合规缺陷,应提出整改意见并监督有关部门进

行整改。

7.针对合规举报信息制定调查方?#35206;?#24320;展调查。

8.推动将合规责?#25991;?#20837;岗位职责和员工绩效管理流程。建立合 规绩效指标,监控和衡量合规绩效,识别改进需求。

9.建立合规报告和记录的台账,制定合规资料管理流程。

10.建立并保持与境内外监管机构日常的工作联系,跟踪?#25512;?#20272; 监管意见和监管要求的落实情况。

第十二条 合规管理协调

(一)合规管理部门与业务部门分工协作 合规管理需要合规管理部门和业务部门密切配合。境外经营相关业务部门应主动进行日常合规管理工作,识别业务范围内的合规 要求,制定并落实业务管理制度和风险防范措施,组织或配合合规 管理部门进行合规审查和风险评估,组织或监督违规调查及整改工 作。

(二)合规管理部门与其他监督部门分工协作 合规管理部门与其他具有合规管理职能的监督部门(如审计部门、监察部门等)应建立明确的合作和信息交流机制,加强协调配 合,形成管理合力。企业应根据风险防控需要以及各监督部门的职 责分工划分合规管理职责,确保各业务系统合规运营。

(三)企业与外?#32771;?#31649;机构沟通协调 企业应积极与境内外监管机构建立沟通渠道,?#31169;?#30417;管机构期望的合规流程,制定符合监管机构要求的合规制度,降低在报告义 务和行政处罚等方面的风险。

(四)企业与第三方沟通协调

企业与第三方合作?#20445;?#24212;做好相关的国别风险研究和项目尽职 调查,深入?#31169;?#31532;三方合规管理情况。企业应当向重要的第三方传 达自身的合规要求和对对方的合规要求,并在商务合同中明确约定。

第四章 合规管理制度

第十三条 合规行为准则

合规行为准则是最重要、最基本的合规制度,是其他合规制度 的基础和依据,适用于所有境外经营相关部门和员工,以及代表企 业从事境外经营活动的第三?#20581;?#21512;规行为准则应规定境外经营活动 中必须遵守的基本原则和标准,包括但不限于企业核心价值观、合 规目标、合规的内涵、行为准则的适用范围和地位、企业及员工适 用的合规行事标准、违规的应对方式和后果等。

第十四条 合规管理办法

企业应在合规行为准则的基础上,针对特定主题或特定风险领 域制定具体的合规管理办法,包括但不限于礼品及招待、赞助及捐 赠、利益冲突管理、举报管理和内部调查、人力资源管理、税务管 理、商业伙伴合规管理等内容。

企业还应针对特定行业或地区的合规要求,结合企业自身的特 点和发展需要,制定相应的合规风?#23637;?#29702;办法。例如金融业及有关 行业的反洗钱及反恐怖融资政策,银行、通信、医疗等行业的数据 和隐私保护政策等。

第十五条 合规操作流程

企业可结合境外经营实际,就合规行为准则和管理办法制定相应的合规操作流程,进一步细化标准和要求。?#37096;?#23558;具体的标准和 要求融入到现有的业务流程当中,便于员工理解和落?#25285;?#30830;保各项 经营行为合规。

第五章 合规管理运行机制

第十六条 合规培训

企业应将合规培?#30340;?#20837;员工培?#23548;?#21010;,培训内容需随企业内外 部环境变化进行动态调整。境外经营相关部门和境外分支机构的所 有员工,均应接受合规培?#25285;私?#24182;掌握企业的合规管理制度和风 险防控要求。决策层和高级管理层应带头接受合规培?#25285;?#39640;风险领 域、关键岗位员工应接受有针对性的专题合规培训。合规培训应做 好记录留存。

第十七条 合规汇报

合规负责人和合规管理部门应享有通畅的合规汇报渠道。 合规管理部门应当定期向决策层和高级管理层汇报合规管理情况。汇报内容一般包括但不限于合规风险评估情况,合规培训的组 织情况和效果评估,发现的违规行为以及处理情况,违规行为可能 给组织带来的合规风险,已识别的合规漏洞或缺陷,建议采取的纠 正措施,合规管理工作的整体评价和分析等。

如发生性质严重或可能给企业带来重大合规风险的违规行为, 合规负责人或合规管理部门应当及时向决策层和高级管理层汇报, 提出风?#31449;?#31034;,并采取纠正措施。

第十八条 合规考核

合规考核应全面覆盖企业的各项管理工作。合规考核结果应作 为企业绩效考核的重要依据,与评优评?#21462;?#32844;务任免、职务晋升以 及薪酬待遇等挂?#22330;?/p>

境外经营相关部门和境外分支机构可以制定单独的合规绩效考 核机制,?#37096;?#23558;合规考核标准融入到总体的绩效管理体系中。考核 内容包括但不限于按时参加合规培?#25285;细?#25191;行合规管理制度,积 极支持和配合合规管理机构工作,及时汇报合规风险等。

第十九条 合规咨询与审核

境外经营相关部门和境外分支机构及其员工在履职过程中遇到 合规风险事项,应及时主动寻求合规咨询或审核支持。

企业应针对高合规风险领域规定强制合规咨询范围。在涉及重 点领域或重要业务?#26041;謔保?#19994;务部门应主动咨询合规管理部门意见。 合规管理部门应在合理时间内答复或启动合规审核流程。

对于复杂或专业性强且存在重大合规风险的事项,合规管理部 门应按照制度规定听取法律顾问、公司律师意见,或委托专业机构 召开论证会后再形成审核意见。

第二十条 合规信息举报与调查

企业应根据自身特点和实际情况建立和完善合规信息举报体 系。员工、?#31361;?#21644;第三方均有权进行举报和投诉,企业应充分保护 举报人。

合规管理部门或其他受理举报的监督部门应针对举报信息制定 调查方?#35206;?#24320;展调查。形成调查结论以后,企业应按照相关管理制度对违规行为进行处理。

第二十一条 合规问责

企业应建立全面有效的合规问责制度,明晰合规责任范围,细 化违规惩处标准,?#32454;?#35748;定和追究违规行为责任。

第六章 合规风险识别、评估与处置

第二十二条 合规风险

合规风险,是指企业或其员工因违规行为遭受法律制裁、监管 处罚、重大财产损失或声誉损失以及其他?#22909;?#24433;响的可能性。

第二十三条 合规风险识别

企业应当建立必要的制度和流程,识别新的和变更的合规要求。 企业可围绕关键岗位或者核心业务流程,通过合规咨询、审核、考 核和违规查处等内部途径识别合规风险,?#37096;?#36890;过外部法律顾?#39318;?询、?#20013;?#36319;踪监管机构有关信息、参加行业组织研讨等方?#20132;?#24713;外 ?#32771;?#31649;要求的变化,识别合规风险。

企业境外分支机构可通过聘请法律顾问、梳理行业合规案例等 方式动态?#31169;?#25484;握业务所涉国家(地区)政治经济和法律环境的变 化,及时采取应?#28304;?#26045;,有效识别各类合规风险。

第二十四条 合规风险评估

企业可通过分析违规或可能造成违规的原因、来源、发生的可 能性、后果的严重性等进行合规风险评估。

企业可根据企业的规模、目标、市场环境及风险状况确定合规 风险评估的标准和合规风?#23637;?#29702;的优先级。

企业进行合规风险评估后应形?#21892;?#20272;报告,供决策层、高级管理层和业务部门等使用。评估报告内容包括风险评估实施概况、合 规风险基本评价、原因机制、可能的损失、处置建议、应?#28304;?#26045;等。

第二十五条 合规风险处置

企业应建立健全合规风险应对机制,对识别评估的各类合规风 险采取恰当的控制和处置措施。发生重大合规风险?#20445;?#20225;业合规管 理机构?#25512;?#20182;相关部门应协同配合,依法及时采取补救措施,最大 程度降低损失。必要?#20445;?#24212;及时报告有关监管机构。

第七章 合规评审与改进

第二十六条 合规审计

企业合规管理职能应与内部审计职能分离。企业审计部门应对 企业合规管理的执行情况、合规管理体系的适当性和有效性等进行 独立审计。审计部门应将合规审计结果告知合规管理部门,合规管 理部门?#37096;?#26681;据合规风险的识别?#25512;?#20272;情况向审计部门提出开展审 计工作的建议。

第二十七条 合规管理体系评价

企业应定期对合规管理体系进行系统全面的评价,发现和纠正 合规管理贯彻执行中存在的问题,促进合规体系的不断完善。合规 管理体系评价可由企业合规管理相关部门组织开展或委托外部专业 机构开展。

企业在开展效果评价?#20445;?#24212;考虑企业面临的合规要求变化情况, 不?#31995;?#25972;合规管理目标,更新合规风?#23637;?#29702;措施,以满足内外部合规管理要求。

第二十八条 ?#20013;?#25913;进

企业应根据合规审计和体系评价情况,进入合规风险再识别和 合规制度再制定的?#20013;?#25913;进阶段,保障合规管理体系全?#26041;?#30340;稳健 运行。

企业应积极配合监管机构的监督检查,并根据监管要求及时改 进合规管理体系,提高合规管理水?#20581;?/p>

第八章 合规文化建设

第二十九条 合规文化培育

企业应将合规文化作为企业文化建设的重要内容。企业决策层 和高级管理层应确立企业合规理念,注重身体力行。企业应践行依 法合规、诚信经营的价值观,不断增强员工的合规意识和行为自觉, 营造依规办事、按章操作的文化氛围。

第三十条 合规文化推广

企业应将合规作为企业经营理念和社会责任的重要内容,并将 合规文化传递至利益相关?#20581;?#20225;业应树立积极正面的合规形象,促 进行业合规文化发展,营造和谐健康的境外经营环境。

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